Свой event-менеджер или агентство на аутсорсинге: кого выбрать?

Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)

Наличие штатного event-менеджера оправдано, скорее, в столичных компаниях, нежели в региональных. В ряде российских городов компании по-прежнему предпочитают задействовать кого-либо из основного штата, возлагая организацию внутренних мероприятий, как правило, на HR-специалистов, внешних — на пиарщиков либо маркетологов.

Даже в том случае, если такой сотрудник будет лишь искать исполнителей и контролировать их работу, ему придется буквально разрываться между своими ежедневными обязанностями и планируемым событием. Все это может сказаться как на скорости организации, так и на качестве мероприятия: подрядчики часами, а то и днями будут ждать согласований, сформулированных задач, а замечания получат в последний момент.

Надо понимать, какой объем логистики, тонкостей, ответственности ложится, например, на плечи хрупкой Галины, пиарщицы банка, которой два раза в год надо собрать корпоративы, пять раз — бизнес-завтраки, и шесть мероприятий для прессы. Чаще всего перекладывание организации на «девушку из соседнего отдела» связано со стремлением сэкономить: зачем расширять штат или платить агентству, если Галя и так может со всем справиться?

Может ли? Успеет ли? Получаете ли вы от PR в этом случае 100%?

Руководитель компании желает видеть конечный результат в виде конкретики — назначенные встречи, договоры, продажи. Хорошо организованное мероприятие, где все люди работают, словно в едином часовом механизме — без сбоя и четко по времени, — настоящее подспорье на пути достижения показателей.

Например, ваша компания занимается IT, вы участвуете в профильных выставках в качестве участника и спикера, и изредка проводите вебинары по своему продукту. Ваш PR-специалист, в задачи которого входят внешние коммуникации, способен справиться с задачами по составлению графика событий и форм участия, подачи заявок, настройке средств проведения трансляций и планирования таких активностей.

В случае, когда компания регулярно участвует в качестве партнера различных мероприятий, спонсора выставок, организует мероприятия для своих клиентов, штатный event-менеджер становится действительно необходим.

Так, подрядчиков может быть несколько десятков — дизайнеры, ведущие, email-маркетологи, кейтериноговые службы, причем для пресс-завтрака одни, для новогоднего корпоратива другие, для выездного совещания третьи и так далее. Таким образом, даже если у вас и есть отдельная позиция event-менеджера, ему будет крайне сложно (а иногда и невозможно) справиться с поставленными задачами в одиночку, он может и должен привлекать к организации мероприятия сторонних лиц, иначе не получится добиться качественного результата.

При сотрудничестве с профессионалами, мероприятие, на практике, выходит дешевле, качественнее, чем если бы вы занимались подбором наполнения сами. Да и ваши сотрудники, вместо того, чтобы бегать и поправлять микрофоны, занимаются на мероприятии своими прямыми обязанностями.

Дело в том, что у специализированных event-агентств, за годы работы в данной сфере наверняка выстроены свои оптимальные цепочки логистики, налажены связи с зарекомендовавшими себя кейтеринговыми и техническими службами, артистами. Такое сотрудничество сократит вам смету, либо качественно расширит наполнение.

Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)