10 критериев выбора площадки для мероприятия: часть 1

Выбор площадки для мероприятия — один из ключевых моментов при планировании событий. Главное, чтобы было из чего выбирать. Компания Whova, занимающаяся приложениями для event-менеджмента, написала пошаговую инструкцию, как выбрать помещение. Нам она показалась интересной, и мы решили сделать адаптированный перевод этой статьи. Ирина Дмитриева, директор event-агентства BUSINESS EVENTS, соотнесла советы Whova с российскими реалиями.

Прежде чем приступать к поиску площадки, вам необходимо четко определиться со следующими пунктами: бюджет мероприятия, количество посетителей, формат и тип мероприятия.

Ребята из Whova уверены, что идеальный срок — за 6 месяцев. В этом случае можно считать, что выбранная дата высечена в камне. От этой печки будет плясать ваш тайм-менеджмент и установление промежуточных дедлайнов в подготовке. К тому же этого вполне хватит, чтобы провести грамотную маркетинговую раскрутку события.

Во главу угла становятся три фактора: количество гостей, время проведения мероприятия, тип мероприятия. Например, если мы говорим о новогоднем корпоративном мероприятии для большого коллектива, когда примерные даты и вероятность проведения стремятся к 100%, площадку бронируют и за 6-8 месяцев. Или если это какое-то повторяющееся мероприятие, профильная ежегодная конференция, которая подразумевает время на анонсирование, то бронировать помещение так же стоит как можно раньше.

Но российские реалии таковы, что за полгода крайне редко кто начинает подбор площадки, не говоря уже о конкретном выборе. В регионах дело усложняется еще и тем, что помещений, способных принять больше 250 гостей — по пальцам пересчитать.

Конкретный совет в 2016 году: если вы хотите провести мероприятие, например, 23-30 декабря — бронировать площадку стоит в мае-июне. Если же это не так называемые «золотые даты», или вы не уверенны, что даты не изменятся, то за полгода этого делать не стоит: необходимо учитывать, что площадка через какое-то время попросит предоплату, и ее не вернут в случае изменений ваших планов.

Во всем мире существует несколько полезных инструментов, которые облегчают поиск. Whova советуют связаться с местным отделением бюро, объединяющего поставщиков такого рода услуг (Convention & Visitor's Bureau), или использовать онлайн-сервисы.

В российских регионах, на данный момент, специализированные сервисы, которые объединяли бы данные по площади, план-схему, вместимость и прочее, не работают. Обратная ситуация — приятное, но исключение. Более того, и с официальными сайтами площадок тоже ситуация печальная: зачастую на них не представлена необходимая информация, пользователю приходится постараться, чтобы найти даже контактные данные на этих ресурсах. Запрос дополнительной информации может занимать 2-3 суток, что немыслимо для бизнеса. Спасает только долгосрочное сотрудничество, опыт и знание местных площадок.

Та же ситуация и с поиском артистов. Если для Москвы можно найти актуальные сервисы, то региональный рынок на них почти не представлен, особенно небольшие коллективы, которые круто играют, но почему-то не спешат заявить о себе. Хотя часто заказчик хочет чем-то удивить партнеров, показать им уникальных джазовых и блюзовых артистов, что-то новое, то, чего они еще не видели и не слышали.

Итак, вы готовы найти идеальную площадку для вашего мероприятия. Рассмотрим 10 ключевых факторов, которые нам предлагают иметь в виду.

Бюджет мероприятия согласован. Хотелось бы подобрать площадку адекватную по цене, чтобы остались деньги на еду, напитки и развлекательную часть события. Здесь может помочь то обстоятельства, что дату проведения мероприятия можно немного сдвигать. Определенные дни недели стоят дешевле.

Да, это справедливо и для российского рынка: в понедельник-четверг цены одни, с пятницы по воскресенье — другие. В своей практике мы стараемся арендовать площадку именно в ту дату, которая удобна заказчику, а при возможности уменьшить стоимость аренды за счет переноса даты — считаем, думаем и обсуждаем. Есть и другие способы сократить издержки: наверняка можно договориться об увеличении чека за еду, вместо увеличения стоимости аренды. Лучше пусть гости нашего заказчика будут сыты, чем мы переплатим за аренду.

Под удобным расположением в разных случаях имеются в виду разные вещи. Если речь идет конкретной и компактной группе посетителей, то близость к месту проживания и работы будет иметь смысл. Когда речь идет о приезжих из других регионов, то самое очевидное решение — выбрать площадку поближе к аэропорту или гостиничному кластеру. Оптимальный вариант — когда все визитеры расселены в месте проведения мероприятия. Не нужно ломать голову по поводу дефицита парковочных мест. Никто не опоздает и не потеряется.

В этот раз речь не о местоположении, скорее, об удобстве для ваших гостей. Многие начинающие организаторы мероприятий забывают о том, что люди разные. Выбирают, к примеру, семейный формат, и не заботятся о наличии специальных комнат для игр и отдыха. Приглашают пожилых людей взбираться по многочисленным лестницам. Здесь на помощь приходит только опыт.

В первую очередь стоит думать о посетителях и руководствоваться здравым смыслом.

Если на мероприятии будут дети — то обязательно нужно подумать не только о том, чем их занять, но и об их безопасности и комфорте — конференц-зал бизнес-центра вам не подойдет. Если мероприятие собирает бизнес-аудиторию, СМИ — то проводите его в центре города. Если речь идет о корпоративе, вы нашли подходящую по оснащению площадку за городом и готовы потратиться на логистику — проводите его за городом.

Если площадка расположена на периферии, имейте в виду, что и организаторы, и гости потратят уйму времени на перемещение из центра города на его окраину, стоя по пробкам. Автоматически это снизит посещаемость мероприятия и увеличит транспортные расходы. Мы советуем сначала просчитывать все риски, учитывая особенности мероприятия, а после уже принимать решение.

Обычно вы заранее знаете, сколько гостей посетит ваше мероприятие. Вряд ли вы забудете уточнить такой важный параметр, как вместимость помещения. Но, на всякий случай, напоминаем. Во-первых, разместить 500 человек в зале, рассчитанном на 250 мест, невероятно сложно. Во-вторых, есть правила и нормы пожарной безопасности, которые должен соблюдать собственник здания. Здесь же стоит рассчитать минимально необходимое количество еды и напитков. Этот показатель должен обязательно входить в плановые расчеты.

Рассчитывая количество еды и воды, необходимо учитывать несколько факторов. Во-первых, количество гостей. Во-вторых — тип мероприятия. В-третьих, продолжительность. Так, на 3-4 часа конференции, кроме чая и кофе, вам потребуется 0,3-0,5 мл воды без газа на человека. Если мы говорим о мероприятии с алкоголем, то тут все сложнее. Например, на вечернее клиентское мероприятие стоит рассчитывать количество шампанского в качестве welcome по количеству гостей и не менее чем 350 мл вина на человека.

Какие моменты вам стоит прояснить: каково соотношение женщин и мужчин, пьющие они или не особо? Статус мероприятия так же влияет и на статус алкоголя, от этого зависит, какой виски стоит выбрать — односолодовый или двухсолодовый.

Количество еды просчитывается по тому же принципу — сколько гостей, как долго, что за мероприятие. С грамотными расчетами поможет человек из индустрии или опытное event-агентство. Запомните одно: чем вкуснее и больше кормите — тем лучше, есть любят все. Сытый клиент — довольный клиент и наоборот.

Уже в процессе подготовки параметры площадки будут вклиниваться в принятие многих решений. Каждый раз выбор может быть немного пугающим: какие еще факторы стоит учесть, на что обратить внимание?
Читайте продолжение: «10 критериев выбора площадки для мероприятия: часть 2».