Даже если вы подыскиваете помещение загодя и есть время тщательно подготовиться, на начальном этапе у вас самые смутные представления, какие конкретно активности будет включать ваше мероприятие. Что будет входить в официальную часть, что в неофициальную часть, какие потребности у гостей и команды возникнут по ходу его проведения? Для того чтобы облегчить муки выбора, неплохо было бы иметь на руках план, схему здания. Стоит посетить несколько локаций, чтобы своими глазами увидеть, где входы и выходы, как расставить столы и стулья, где развернуть оборудование. Вплоть до того, удобно ли расположены розетки, где можно заряжать аппаратуру.
Почему планировка помещения — это важно? Потому что, зная, что и где, вы сможете управлять людским трафиком. Где больше всего скапливается посетителей? Возле стойки регистрации? На входе в зал? Держите это в уме, когда будете выбирать площадку. Потому что от того, как вы расставите столы, стенды, промоутеров, будет зависеть комфорт ваших гостей. Понадобится ли вам сцена, нужен ли вам бар, демонстрационная площадка внутри помещения?