Блог | #ХОЧУСАМ
Блог | #ХОЧУСАМ

10 критериев выбора площадки для мероприятия: часть 2

Интерьер, планировка, парковка: на что обратить внимание? Сервис и обслуживание: кухня, оборудование, клининг. Акустика и свет.
Подписка BUSINESS EVENTS
Два раза в неделю мы постим полезные материалы по организации и проведению мероприятий. Подпишитесь на новости и не пропустите обновления блога:
Спасибо, что вы с нами :)
Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)
Мы продолжаем разбор критериев по поиску площадки, предложенных компанией Whova (вот их инструкция выбора помещения). В прошлый раз мы рассмотрели несколько факторов: сроки бронирования, расположение, стоимость аренды, расчет напитков и еды. В этом материале – планировка, сервис, звук и свет. Соотносит зарубежные советы с российскими реалиями Ирина Дмитриева, директор event-агентства BUSINESS EVENTS.
Интерьер
Особое внимание стоит уделить обстановке и оформлению помещения, в котором будет проходить мероприятие. Архитектура здания и внутренняя отделка уже выражают некую идею, которая в идеале должна гармонировать с идеей события. Очевидно, что для выставки компании или юбилея директора нужно подбирать разные помещения. Здесь работает правило: чем меньше интерьер и сама площадка соответствуют идеологии мероприятия, тем больше времени и средств вы потратите на их оформление.
Возьмем деловое мероприятие: три параллельные сессии, объединенные общей идеологией форума. Посещаемость — 2000-5000 человек. В регионах, и в Новосибирске, в частности, есть 1-2 площадки, которые изначально подходят под этот формат. Выход — брать непрофильные площади и обустраивать их под нужды конкретного мероприятия. Например, загородный ресторан для проведения конференции — это необычно, совершенно другой подход к организации, к кухне, стилю.
Нам удалось сэкономить полмиллиона рублей только благодаря выбору и обустройству непрофильной площадки
Удивительный факт: на нашей практике, такой вариант часто выходит дешевле, чем, если бы мы взяли в аренду готовое помещение. Конкретный пример: в 2015 году нам удалось сэкономить порядка 500 тыс. руб. только благодаря подбору альтернативной площадки для проведения масштабного события в Новосибирске.
Планировка
Даже если вы подыскиваете помещение загодя и есть время тщательно подготовиться, на начальном этапе у вас самые смутные представления, какие конкретно активности будет включать ваше мероприятие. Что будет входить в официальную часть, что в неофициальную часть, какие потребности у гостей и команды возникнут по ходу его проведения? Для того чтобы облегчить муки выбора, неплохо было бы иметь на руках план, схему здания. Стоит посетить несколько локаций, чтобы своими глазами увидеть, где входы и выходы, как расставить столы и стулья, где развернуть оборудование. Вплоть до того, удобно ли расположены розетки, где можно заряжать аппаратуру.

Почему планировка помещения — это важно? Потому что, зная, что и где, вы сможете управлять людским трафиком. Где больше всего скапливается посетителей? Возле стойки регистрации? На входе в зал? Держите это в уме, когда будете выбирать площадку. Потому что от того, как вы расставите столы, стенды, промоутеров, будет зависеть комфорт ваших гостей. Понадобится ли вам сцена, нужен ли вам бар, демонстрационная площадка внутри помещения?
Добавим, что можно и нужно удивлять гостей нестандартными решениями. И не стоит пугаться обустройства площадки, которая не предназначена для конкретного варианта события: в первую очередь, нужно обращать внимание на то, что этот шаг будет значить с точки зрения маркетинговых показателей, потока, проходимости, имиджа. Тщательно просчитайте все плюсы и минусы, прежде чем сделать выбор.
Сервис и обслуживание
Внешний вид — это хорошо. Но нужно учитывать и сервис, который готовы предложить арендодатели помещения. Обратите внимание на следующие вещи:

Есть ли в здании кухня и готовы ли владельцы обеспечить ваших гостей питанием? Если это так, то чаще всего можно неплохо сэкономить. Вам рассчитают только стоимость готовых продуктов на человека без дополнительного гонорара за услуги. Площадки без собственной кухни могут иметь договоры с кейтеринговыми компаниями или кафе. Этот момент также можно уточнить. В ином случае вы можете оформить заказ самостоятельно через своих подрядчиков. На Западе подобные площадки часто имеют на руках договоры с компаниями-поставщиками услуг общественного питания. Хорошо, если это надежные и ответственные поставщики. Если нет, могут возникнуть проблемы. Питание вносит важный вклад в общее впечатление о вашем мероприятии. Если арендодатель навязывает вам своего поставщика, а вы сомневаетесь в его добросовестности, лучше отказаться от услуг обоих.

Есть ли в здании стулья, столы и оборудование, которые вы можете использовать? В случае, когда все необходимое можно найти на месте, вы экономите массу времени, денег и нервов. Удостоверьтесь, что все это подходит под ваши требования. Заранее проверьте, есть ли в помещении аудио и видео оборудование, или его придется тащить с собой.

Есть ли в здании команда монтажеров для установки оборудования и команда профессиональных уборщиков? Если да, радуйтесь. Это не так часто случается, как может казаться. В противном случае придется формировать собственную команду подсобных рабочих.
О привлечении сторонних компаний речь идет обычно на больших открытых площадках, в остальных случаях клининг чаще всего местный. Что касается технического оснащения, в России за него отвечает площадка и их специалисты. Но если мы говорим о крупном событии, или о приглашении артистов с особенным техническим райдером — конечно, здесь уже стоит привлекать серьезного подрядчика по этому направлению. У нас эти проблемы решает техдиректор, который способен достать луну с небес, мы привозим свою команду: это получается выгоднее и заказчику, и нам.
В сложных ситуациях чужие работники «косячат» в 80% случаев: у них и у своих разный уровень ответственности за происходящее
В 2014 году в Екатеринбурге мы сталкивались с тем, что площадка запретила нам заводить своих специалистов, чем мы остались крайне не довольны: как правило, в сложных ситуациях, чужие работники «косячат» в 80% случаев, тогда как свои работают безукоризненно. У них разный уровень если не опыта, то ответственности.
Парковка
Многие игнорируют этот критерий. Между тем, он влияет на настроение ваших гостей, на порядок времени, на общее впечатление от мероприятия. Хорошо, если в самом здании есть подземная парковка, которую можно арендовать. Подойдет и стационарная парковка на разумном расстоянии от места проведения события. Представьте, что у вас мероприятие на 500-700 человек и половина из них будет на своих автомобилях. Уличные парковки просто не способны вместить такое количество транспорта.
Чаще всего приходится заранее серьезно озадачиться этим вопросом, и не надеяться, что все разрешиться само собой: в противном случае вы рискуете потерять большую частью аудитории.
Страховка
На Западе многие собственники помещений, сдаваемых в аренду, не будут иметь с вами никаких дел, если у вас нет страховки. Для российской действительности этот критерий пока не так актуален.
Акустика
Приходилось ли вам бывать на мероприятиях, где приходится перекрикивать друг друга, напрягать слух, чтобы что-либо расслышать? Сомнительное удовольствие, не так ли? Все дело в акустике помещения. Проще говоря, это параметр, который отвечает за распространение звуков внутри помещения. Низкие потолки создают атмосферу уюта. Но, если помещение переполнено, уровень шума зашкаливает. Огромные пространства будут выдавать эхо, или, как это называют архитекторы, ревибрацию.

Обычно параметры помещения это данность, с которой приходится считаться. Но можно, например, предусмотреть возможность использования для неформального общения внутреннего дворика. Можно заранее подготовить навес.
С помощью звука и света, подобрав гармоничные цвета, можно увеличить высоту потолков, объем помещения, сделать так, чтобы в пространстве комфортно «дышалось». Если вы найдете хорошую команду, персонал, а так же учтете все факторы, о которых мы написали — любое помещение можно превратить из гадкого утенка в прекрасного лебедя.
«Как выбрать площадку: Первая часть» — здесь
Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)
Ирина Дмитриева
Ирина Дмитриева
Комментировала, BUSINESS EVENTS
Иващенко Александра
Саша Иващенко
Беседовала, BUSINESS EVENTS
Максим Колташов
Максим Колташов
Перевод и адаптация
Юлия Лаврухина
Юля Лаврухина
Иллюстратор, SVOEMEDIA
Event-блог: о мероприятиях
для предпринимателей
Периодически мы проводим интересные мероприятия для собственников и управленцев бизнеса. Также мы собираем полезные советы из event-индустрии и делимся ими с вами.
Подпишитесь на обновления, узнавайте новое и получайте скидки!
Связаться с нами:
hello@beevent.ru
+7 (383) 331 00 23

Россия, Новосибирск, ул. Ленина, д. 26, 3 этаж, 303 офис, бизнес-отель «Domina»
Подписывайтесь на нас в социальных сетях.
Мы постим информацию о наших новых проектах.
Нажмите "Like", чтобы следить за нашими обновлениями.
Made on
Tilda