Блог | #ВОПРОС
Блог | #ВОПРОС

Свой event-менеджер или агентство на аутсорсинге: кого выбрать?

Может ли один сотрудник заменить целое агентство
Подписка BUSINESS EVENTS
Мы постим полезные материалы по организации и проведению мероприятий. Подпишитесь на новости и не пропустите обновления блога:
Спасибо, что вы с нами :)
Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)
Согласно данным рекрутинговых агентств, должность штатного event-менеджера набирает популярность. Так, на 23 июня 2016 года, в России было опубликовано порядка 500 вакансий с тэгом «event». Мы сознательно исключили из поиска рекламные и event-агентства, отрасли искусства и развлечений, образовательных услуг. Чтобы не возникло путаницы искомых менеджеров с разработчиками IT-сферы, эти вакансии также были исключены.

Неужели отдельные специалисты по мероприятиям так востребованы в компаниях? Прямо сейчас страна нуждается в 500 профессиональных организаторах?
Рынок организации мероприятий
Пока Москва больше остальных городов нуждается в штатных event-менеджерах
Почему так происходит?
Постепенно приходит осознание того, что мероприятиями должны заниматься компетентные люди. Бизнес-сообщество признает важность участия в мероприятиях, причем не только в гостевом формате, но и на регулярной основе, что и порождает необходимость иметь в штате собственного организатора. Так ли это на самом деле?
— Зачем расширять штат, если наши специалисты и так могут со всем справиться?
— Выполняются ли в таком случае основные обязанности на 100%?
Наличие штатного event-менеджера оправдано, скорее, в столичных компаниях, нежели в региональных. В ряде российских городов компании по-прежнему предпочитают задействовать кого-либо из основного штата, возлагая организацию внутренних мероприятий, как правило, на HR-специалистов, внешних — на пиарщиков либо маркетологов.

Даже в том случае, если такой сотрудник будет лишь искать исполнителей и контролировать их работу, ему придется буквально разрываться между своими ежедневными обязанностями и планируемым событием. Все это может сказаться как на скорости организации, так и на качестве мероприятия: подрядчики часами, а то и днями будут ждать согласований, сформулированных задач, а замечания получат в последний момент.
Разгрузите вашего пиарщика
Разгрузите вашего пиарщика!
Надо понимать, какой объем логистики, тонкостей, ответственности ложится, например, на плечи хрупкой Галины, пиарщицы банка, которой два раза в год надо собрать корпоративы, пять раз — бизнес-завтраки, и шесть мероприятий для прессы. Чаще всего перекладывание организации на «девушку из соседнего отдела» связано со стремлением сэкономить: зачем расширять штат или платить агентству, если Галя и так может со всем справиться?

Может ли? Успеет ли? Получаете ли вы от PR в этом случае 100%?
Когда стоит задуматься о «личном ивентщике»
Руководитель компании желает видеть конечный результат в виде конкретики — назначенные встречи, договоры, продажи. Хорошо организованное мероприятие, где все люди работают, словно в едином часовом механизме — без сбоя и четко по времени, — настоящее подспорье на пути достижения показателей.
В обязанности по организации специалисту чаще всего вменяются несколько емких позиций: самостоятельная организация или поиск подрядчиков для проведения событий, работа на самом мероприятии, подготовка отчетов. Каждый из этих пунктов подразумевает еще несколько подпунктов, которые требует специальной подготовки специалиста и определенного количества времени для их реализации. Когда же стоит задуматься о найме специального event-сотрудника?
О навыках профессиональных организаторов в материале "Многорукий Шива"
Например, ваша компания занимается IT, вы участвуете в профильных выставках в качестве участника и спикера, и изредка проводите вебинары по своему продукту. Ваш PR-специалист, в задачи которого входят внешние коммуникации, способен справиться с задачами по составлению графика событий и форм участия, подачи заявок, настройке средств проведения трансляций и планирования таких активностей.

В случае, когда компания регулярно участвует в качестве партнера различных мероприятий, спонсора выставок, организует мероприятия для своих клиентов, штатный event-менеджер становится действительно необходим.

Так, подрядчиков может быть несколько десятков — дизайнеры, ведущие, email-маркетологи, кейтериноговые службы, причем для пресс-завтрака одни, для новогоднего корпоратива другие, для выездного совещания третьи и так далее. Таким образом, даже если у вас и есть отдельная позиция event-менеджера, ему будет крайне сложно (а иногда и невозможно) справиться с поставленными задачами в одиночку, он может и должен привлекать к организации мероприятия сторонних лиц, иначе не получится добиться качественного результата.
Почему агентство?
Не стоит пренебрегать услугами профессиональных агентств в стремлении сократить издержки. Как правило, в агентстве обязанности распределены между специалистами различных направлений, что позволит не искать самостоятельно дизайнеров, оформителей, утруждаться поисками площадки.
Рубрика #ХОЧУСАМ:
"Как подобрать площадку"
При сотрудничестве с профессионалами, мероприятие, на практике, выходит дешевле, качественнее, чем если бы вы занимались подбором наполнения сами. Да и ваши сотрудники, вместо того, чтобы бегать и поправлять микрофоны, занимаются на мероприятии своими прямыми обязанностями.

Дело в том, что у специализированных event-агентств, за годы работы в данной сфере наверняка выстроены свои оптимальные цепочки логистики, налажены связи с зарекомендовавшими себя кейтеринговыми и техническими службами, артистами. Такое сотрудничество сократит вам смету, либо качественно расширит наполнение.
Понравилось? Поделитесь записью с друзьями. Нам - приятно, им - полезно :)
Мария Лисица
Мария Лисица
Автор, SVOEMEDIA
Юлия Лаврухина
Юля Лаврухина
Иллюстратор
Иващенко Александра
Саша Иващенко
Редактор, BUSINESS EVENTS
Event-блог: о мероприятиях
для предпринимателей
Периодически мы проводим интересные мероприятия для собственников и управленцев бизнеса. Также мы собираем полезные советы из event-индустрии и делимся ими с вами.
Подпишитесь на обновления, узнавайте новое и получайте скидки!
Связаться с нами:
hello@beevent.ru
+7 (383) 331 00 23

Россия, Новосибирск, ул. Ленина, д. 26, 3 этаж, 303 офис, бизнес-отель «Domina»
Подписывайтесь на нас в социальных сетях.
Мы постим информацию о наших новых проектах.
Нажмите "Like", чтобы следить за нашими обновлениями.
Made on
Tilda