Если вы хотите добиться полного понимания ваших задач, то в этом вопросе вашим лучшим другом будет предельная точность:
- Запросите бриф, который можете заполнить для агентства, или сделайте подробное ТЗ о своем проекте;
- Опишите абсолютно все: аудиторию, свои пожелания, задачи и цели проекта, ожидаемый эффект от мероприятия, что точно должно и не должно быть освещено в рамках мероприятия и т.д;
- Дайте цифры по проекту и укажите его бюджет. Это даст агентству понимание финансовых рамок для подбора наиболее подходящего предложения;
Еще один немаловажный этап —
живое общение. Агентству важно прочувствовать заказчика, его эмоциональную наполненность и включенность в создание проекта, поэтому старайтесь выделить время на общение!
После получения исходных данных агентство включает свой творческий потенциал на полную. И тут есть несколько вариантов действий со стороны event-агентств:
- Агентство творит как не в себя
По началу готовится сумасшедший и красивый декор, организовывается сценография и т.п. Но потом подписывается контракт и начинается более детальная подготовка к проекту, где становится понятно, что некоторые идеи невозможно реализовать из-за разных обстоятельств: от сложности площадки до ограниченности бюджета.
Как этого избежать? - Задавайте вопросы, просите план-схему расстановки мебели, декора и варианты выполнения технологических решений;
- Уточняйте вопрос о том, конечные ли итоговые суммы, несут ли задумки дополнительные траты, которые не были указаны в смете;
2. Креатив ради креатива По началу готовится сумасшедший и красивый декор, организовывается сценография и т.п. Но потом подписывается контракт и начинается более детальная подготовка к проекту, где становится понятно, что некоторые идеи невозможно реализовать из-за разных обстоятельств: от сложности площадки до ограниченности бюджета.
Как этого избежать? - Задавайте вопросы, просите план-схему расстановки мебели, декора и варианты выполнения технологических решений;
- Уточняйте вопрос о том, конечные ли итоговые суммы, несут ли задумки дополнительные траты, которые не были указаны в смете;
3. Креатив ради креатива Некоторые агентства фонтанируют нереально сочными идеями и фишками, даже кажется, что проект будет просто бомба. Но при детальной проработке сценарного плана и разработке концепции "сказка" начинает рушиться на глазах: одни детали совершенно не вяжутся с другими.
Как этого избежать? - Задавайте вопросы: "Что нам даст эта фишка? Что она раскроет? На что работает идея?". Благодаря обсуждению идеи могут развернуться по-другому и пойти по самому гениальному сценарию.
4. Не паримся Это отдельный вид агентств, которые не заморачиваются с просчетами, идеями и деталями:
"Зачем узнавать у площадки меню и требования? Мы же знаем среднюю рыночную стоимость, вставим туда программу-конструктор из прошлых проектов, упакуем в концепцию и всё!" В оправдание таких агентств можно сказать, что многие подсчеты для проектов уходят в никуда и при этом занимают уйму времени. А продумка каждого ивента — всегда уникальная история.
Но это
неправильное отношение к заказчику. Цените агентства, которые четко и подробно считают сметы, расписывают каждую деталь и думают над всеми мелочами. То же самое касается и проработки концепции.
Когда вы получаете смету, рассчитанную до мелочей, со всеми расшифровками и комментариями, знайте — это редкая удача! Так работают не многие.