"Без ТЗ результат хз", или сложности составления техзадания для агентства

Если вы хотите добиться полного понимания ваших задач, то в этом вопросе вашим лучшим другом будет предельная точность:

• Запросите бриф, который можете заполнить для агентства, или сделайте подробное ТЗ о своем проекте;
• Опишите абсолютно все: аудиторию, свои пожелания, задачи и цели проекта, ожидаемый эффект от мероприятия, что точно должно и не должно быть освещено в рамках мероприятия и т.д;
• Дайте цифры по проекту и укажите его бюджет. Это даст агентству понимание финансовых рамок для подбора наиболее подходящего предложения;

Еще один немаловажный этап — живое общение. Агентству важно прочувствовать заказчика, его эмоциональную наполненность и включенность в создание проекта, поэтому старайтесь выделить время на общение!



После получения исходных данных агентство включает свой творческий потенциал на полную. И тут есть несколько вариантов действий со стороны event-агентств:

1. Агентство творит как не в себя

По началу готовится сумасшедший и красивый декор, организовывается сценография и т.п. Но потом подписывается контракт и начинается более детальная подготовка к проекту, где становится понятно, что некоторые идеи невозможно реализовать из-за разных обстоятельств: от сложности площадки до ограниченности бюджета.

Как этого избежать?

• Задавайте вопросы, просите план-схему расстановки мебели, декора и варианты выполнения технологических решений;
• Уточняйте вопрос о том, конечные ли итоговые суммы, несут ли задумки дополнительные траты, которые не были указаны в смете;

2. Креатив ради креатива

По началу готовится сумасшедший и красивый декор, организовывается сценография и т.п. Но потом подписывается контракт и начинается более детальная подготовка к проекту, где становится понятно, что некоторые идеи невозможно реализовать из-за разных обстоятельств: от сложности площадки до ограниченности бюджета.

Как этого избежать?

• Задавайте вопросы, просите план-схему расстановки мебели, декора и варианты выполнения технологических решений;
• Уточняйте вопрос о том, конечные ли итоговые суммы, несут ли задумки дополнительные траты, которые не были указаны в смете;

3. Креатив ради креатива

Некоторые агентства фонтанируют нереально сочными идеями и фишками, даже кажется, что проект будет просто бомба. Но при детальной проработке сценарного плана и разработке концепции "сказка" начинает рушиться на глазах: одни детали совершенно не вяжутся с другими.

Как этого избежать?

• Задавайте вопросы: "Что нам даст эта фишка? Что она раскроет? На что работает идея?". Благодаря обсуждению идеи могут развернуться по-другому и пойти по самому гениальному сценарию.

4. Не паримся

Это отдельный вид агентств, которые не заморачиваются с просчетами, идеями и деталями:

"Зачем узнавать у площадки меню и требования? Мы же знаем среднюю рыночную стоимость, вставим туда программу-конструктор из прошлых проектов, упакуем в концепцию и всё!" В оправдание таких агентств можно сказать, что многие подсчеты для проектов уходят в никуда и при этом занимают уйму времени. А продумка каждого ивента — всегда уникальная история.

Но это неправильное отношение к заказчику. Цените агентства, которые четко и подробно считают сметы, расписывают каждую деталь и думают над всеми мелочами. То же самое касается и проработки концепции.

Когда вы получаете смету, рассчитанную до мелочей, со всеми расшифровками и комментариями, знайте — это редкая удача! Так работают не многие.