"Глухой телефон", или почему важно слышать организаторов

Обращаясь за услугой, вы берете суммарный колоссальный опыт всей команды, которая не первый год занимается организацией мероприятий. Это не случайные люди, а мастера своего дела, прошедшие все стадии согласования с нами и с вами.

И в период подготовки, выстраивания структуры мероприятия очень важно слышать то, что говорит ваша команда ивентщиков: как она предлагает развернуть событие, на что нужно сделать акцент в первую очередь, а на что во вторую. Для нас важна каждая деталь: как и с чем будут выступать спикеры, какие художественные приемы использовать для усиления эмоционального окраса события и т.д.

И здесь может произойти КОЛОССАЛЬНАЯ ОШИБКА: сравнение нашей работы с проектами других компаний. Это тот самый случай, когда "А знаете, мне кажется, что так неправильно, мы вот видели у других и знаем как нам лучше надо" и т.п. Дорогие заказчики, важно понять одно: НЕ ФАКТ, что вы знаете все о том, как РЕАЛЬНО надо.

Если вы нашли реально хороших организаторов, которые круто работают не только на словах, но и на деле, то они всегда аргументируют свои доводы и решения: почему надо именно так, для чего здесь нужно усилить какой-то момент, почему здесь надо сделать ТОЛЬКО ТАК, и никак иначе. Причем это аргументация не просто на уровне "потому что мы так решили", а целая защита проекта, где каждый пункт подкрепляется железными аргументами.

Бывает и такое, что наша аргументация для заказчика может буквально не иметь значения. Зато потом, на самом мероприятии, организаторы начинают бегать с одним горящим местом и в моменте выруливать те самые механики от заказчика, которые по итогу оказались "битыми". Это очень сложно и эмоционально затратно.

Небольшой, но очень показательный пример: мы прикидываем расчеты зоны регистрации на 500 человек. Ее длина должна быть не менее 10 метров, все бейджи должны быть разложены по алфавиту, на них уже должны быть одеты ланъярды. Количество людей из команды на блок — около 8 человек, дополнительно к этому 1-2 человека занимаются логистикой и навигацией гостей.

В ответ на эти расчеты мы слышим, что количество людей на зоне регистрации нужно уменьшить до 4-х человек, а бейджи вообще идут в другую раскладку и по другой механике. Мы понимаем, что этого в целом может хватить, но сработает ли это на практике — вопрос не из легких.

Каков итог: во время мероприятия 4 человека не справляются, поэтому мы экстренно отправляем резервных людей из других зон в помощь на регистрацию. А по-хорошему эти люди должны быть на своих местах. В такой ситуации мы рискуем вытащить одну зону, но допустить ошибки на другой. А это не только наши нервы, но и нервы заказчика (который по факту сам это и затеял).

Пример второй: "Зачем нам свет в малом конференц-зале? Убирайте из сметы. Мы знаем, что все будет хорошо видно!".

Мы же настаиваем на том, что в зале нужен лобовой свет (так называется свет напротив спикера), потому что только так гостям абсолютно из любой точки зала будет хорошо видно человека на сцене.

Важно понимать, что мероприятие состоит из множества секретных знаний, которые были приобретены колоссальным трудом. Мы знаем намного больше о том, как надо и как правильно, потому что учитываем весь свой огромный опыт, прежде чем предложить тот или иной вариант развития событий.

Стоит отметить, что в любом мероприятии важен и эмоциональный аспект — это микродетали, которые создают нужную картинку. Это может казаться чем-то мелким и не таким значительным, но на деле это играет безумно важную роль для гостей и мероприятия в целом.

Это и про удобство, и про грамотную навигацию, и про комфорт, и про температуру с освещением в зале, и про уровень модератора, и даже про незаметную техническую команду. Короче говоря, это о том, когда все знают, что и в какой момент нужно делать.