«Лето, солнце, ивент!», или пошаговая инструкция по подготовке летнего корпоратива

Рассмотрим инструкцию на подробном примере, где наши исходные данные будут следующие:

• 200 человек;
• молодые и активные люди;
• смешанная аудитория (офис, производство и склад — очень сложный микс);

Первое, с чего мы начинаем — формулировка задачи ивента.

На этом этапе мы отвечаем на вопросы "Для чего нам этот корпоратив?", "Какую задачу им решить хотим?", "Что хотим дать сотрудникам и компании этим мероприятием?".



Следующий шаг — определение бюджета (или "вилки бюджета"), который хотим потратить на мероприятие. Это очень важный аспект на старте разработки идеи, так как это помогает верно разработать концепцию и наполнение проекта. Бюджет всегда дает понимание того, что мы можем себе позволить, а что нет.



Если вы не знаете какой бюджет заложить на мероприятие, попробуйте подсчитать его, исходя из примерного списка составляющих:

1. Аренда площадки + питание на человека (фуршет — от 2500 руб./ чел., банкет — от 3500 руб./ чел.);
2. Средний чек ведущего за 5-6 часов программы (в Новосибирске) — от 60000-70000 руб;
3. Диджей — от 20 000 руб;
4. Техническое оснащение — конечно, очень индивидуальная история, но в среднем на 200 человек выйдет не меньше 200 000 руб;
5. Развлечения (активности, локации и т.д.) — от 150 000 руб;
6. Декор — от 100 000 руб (сейчас это стало довольно дорогим удовольствием из-за повышения цен на материалы);
7. Режиссер-постановщик (если нужен) — от 200 000 руб;
8. Фотограф — от 3500 руб./ час;
9. Видеограф — от 5500 руб./ час + отдельная оплата за монтаж;
10. Ваши индивидуальные хотелки (хостес, аниматоры, награждения, сувениры, мерч и прочее)

После подсчета примерного бюджета мы определяемся с концепцией мероприятия, что в целом хотелось бы получить. Есть несколько форматов ивентов, которые смогут решить в себе все поставленные задачи:

• Командообразующие мероприятия;
• Фестивали;
• Спортивные или спортивно-развлекательные ивенты;
• Организация совместного отдыха для сотрудников компании;
• Умные корпоративы (крутые обучения, стратегические или фасилитационные сессии);

Выбор формата напрямую влияет на следующий пункт — площадка, на которой мы сможем максимально вкусно, качественно и уместно реализовать проект.



Не нужно делать обучение в жутко душном шатре на площадке, которая заточена под тимбилдинги. Не нужно делать тимбилдинг на площадке, которая круто зайдет только в фестивальной тематике.

Надеемся, что вы поняли, о чем мы. Но если нет, то обязательно спрашивайте и консультируйтесь!



После определения всех основных деталей (формата, площадки, концепции, даты и времени проведения и т.п.) мы наполняем наш проект нужными фишками и идеями: ищем ведущего, модератора или тренера на наше событие, который смог бы разделить ценности вашей компании и проникнуться ими для того, чтобы поймать ваш общий ритм.

Если же вы не можете самостоятельно справиться с подбором, то не поленитесь обратиться к агентству, которое имеет много опыта и знаний в этом деле, чтобы выбрать наиболее удачный и, что важно, проверенный вариант.